1 Algemeen
NV Zeedijk is verhuurder en beheerder van panden met woningen en bedrijfsruimtes in het oude centrum van Amsterdam. Daarnaast is NV Zeedijk partner in tal van initiatieven en projecten om de leefbaarheid en het prettig samenleven in de buurt te bevorderen en te ondersteunen. Ook zet NV Zeedijk zich in voor uiteenlopende maatschappelijke doelen gerelateerd aan een gevarieerde buurteconomie en andere hierboven genoemde doelen.
Indien u een woning of bedrijfsruimte van ons huurt, van ons wilt huren dan wel geregistreerd wilt staan als potentiële huurder, verwerken wij uw persoonsgegevens. Met het oog op onze maatschappelijke activiteiten kunnen ook persoonsgegevens (zoals contactinformatie) van u worden bewaard, bijvoorbeeld ten behoeve van het rondzenden van nieuwsbrieven of uitnodigingen. Wij vinden het belangrijk om u te informeren over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin en hoe u hierover met ons in contact kunt komen.
NV Zeedijk hanteert een strikt privacy beleid. Indien u een woning of bedrijfsruimte van ons huurt, verwerken wij uw persoonsgegevens hoofdzakelijk voor de uitvoering van de huurovereenkomst en secundair voor de uitvoering van een aantal maatschappelijke doelstellingen van NV Zeedijk, zoals het bevorderen van leefbaarheid en het bijdragen aan prettig samenleven. NV Zeedijk zal uw gegevens in geen geval gebruiken of aan derden beschikbaar stellen ten behoeve van commercieel gebruik of verhandeling van deze gegevens.
Wij hanteren de volgende uitgangspunten:
- wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig onze doeleinden;
- wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen;
- wij houden ons aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving.
Indien u vragen of opmerkingen heeft, dan kunt u contact opnemen met NV Zeedijk via info@nvzeedijk.nl of telefoonnummer (020) 625 84 67.
2 Doeleinden gegevensverzameling- en verwerking
NV Zeedijk verwerkt persoonsgegevens van (potentiele) huurders, medewerkers of mensen die anderszins werkzaamheden voor- of namens NV Zeedijk verrichten, sollicitanten en overige betrokkenen bij het werk van NV Zeedijk (zoals geïnteresseerden, stakeholders en bewoners en ondernemers die niet huren bij NV Zeedijk) voor de volgende doeleinden:
- het informeren over- en toewijzen van huurwoningen;
- het uitvoeren van de huurovereenkomst;
- het onderhoud en de reparatie van te huren en te verhuren roerende en onroerende zaken;
- het berekenen en vastleggen van inkomsten;
- het doen van betalingen;
- het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
- het behandelen van geschillen;
- het doen uitoefenen van accountantscontrole;
- activiteiten met betrekking tot intern beheer;
- de uitvoering of toepassing van de wet;
- de verwerking van inkomende en uitgaande documenten (bijvoorbeeld postregistratie en email-archivering);
- het onderhoud, het beheer, de beveiliging, het gebruik en de goede werking van computersystemen of computerprogramma’s binnen de organisatie van NV Zeedijk;
- het behartigen van gerechtvaardigde belangen van NV Zeedijk in het kader van haar maatschappelijke taken en het beschermen van haar roerende en onroerende zaken. Hierbij kunt u denken aan het verwerken van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt;
- NV Zeedijk kan met het oog op specifieke projecten of initiatieven bestanden aanleggen met emailadressen en/of telefoonnummers. U kunt zich altijd per email of telefonisch afmelden voor een nieuwsbrief of update over een project waarvoor u uw gegevens (bijvoorbeeld uw emailadres) ter beschikking heeft gesteld. Mocht er geen mogelijkheid tot afmelding in de mailing of uitnodiging zijn opgenomen, dan kunt u vanzelfsprekend altijd het algemene emailadres (info@nvzeedijk.nl) gebruiken om kenbaar te maken dat u geen prijs (meer) stelt op contact en uw mailadres of andere gegevens graag verwijderd ziet uit deze bestanden.
3 Grondslagen
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:
- wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
- wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
- gerechtvaardigd belang;
- met uw toestemming.
In sommige gevallen zal NV Zeedijk als wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, daar specifiek om vragen. Als u via de website een email stuurt aan ons of een huurovereenkomst met NV Zeedijk aangaat, beschouwen wij dit als toestemming voor het verwerken van uw gegevens, uiteraard binnen het kader van onze doeleinden.
4 Welke persoonsgegevens gebruikt NV Zeedijk?
Per doel verwerkt NV Zeedijk enkel persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn. Het belangrijkste doel waarvoor wij persoonsgegevens verwerken is de uitvoering van een verhuurovereenkomst en hetgeen daarmee samenhangt, zoals afspraken met leveranciers of partijen die betrokken zijn bij onderhoud of andere werkzaamheden voor NV Zeedijk. Ook worden van personen die in dienst zijn van NV Zeedijk, werkzaamheden verrichten voor NV Zeedijk en van sollicitanten relevante gegevens verwerkt. Hieronder worden de categorieën persoonsgegevens die in dit kader een rol kunnen spelen uiteengezet:
- naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de huurder;
- de bij het vorige punt genoemde gegevens van de voormalige huurder, medehuurder of medebewoners;
- een dossiernummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het eerste punt bedoelde gegevens;
- gegevens voor het onderhoud en de reparatie van gehuurde of te verhuren onroerende en roerende zaken;
- gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, zoals de inkomensverklaring (IBRI);
- gegevens voor het doen van betalingen;
- gegevens voor het innen van vorderingen, zoals gegevens van een eventuele bewindvoerder, schuldenregelingen of incassotrajecten;
- andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een (andere) wet;
- van medewerkers en sollicitanten worden naast de bij het eerste punt genoemde persoonsgegevens gegevens ook gegevens over opleiding, CV en andere voor het (eventueel) verrichten van werkzaamheden voor NV Zeedijk in dienstverband of anderszins benodigde gegevens verwerkt.
5 Gegevensverstrekking aan derde partijen en bewerkers
NV Zeedijk verstrekt uw gegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij noodzakelijk voor de goede uitvoering van de in deze verklaring omschreven doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, draagt NV Zeedijk er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten.
Leveranciers
NV Zeedijk verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan leveranciers die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kunt u denken aan leveranciers die noodzakelijk betrokken zijn bij onderhoudswerkzaamheden, bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur, installateur en/of aannemer. NV Zeedijk verstrekt bijvoorbeeld uw contactgegevens zodat deze partijen contact kunnen leggen met u ten behoeve van de planning. Wij verstrekken voor alle helderheid alleen de gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel, bijvoorbeeld voor het leggen van contact of het maken van een afspraak.
In sommige gevallen worden meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder of aan een van de hierboven genoemde ‘verwerkers’ waarmee verwerkersovereenkomsten zijn gesloten.
Partners
NV Zeedijk kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeente, politie en zorginstellingen ter behartiging van gerechtvaardigde belangen van NV Zeedijk en haar maatschappelijke taken. Hierbij kunt u denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. De gegevensuitwisseling dient binnen de wettelijke kaders plaats te vinden en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk. Het hangt van het doel van het convenant af of wij u van de gegevensverstrekking op de hoogte stellen.
Wettelijke verplichting
NV Zeedijk is in sommige gevallen wettelijk verplicht persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denk voorbeeld aan het verstrekken van gegevens aan de politie in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. In het laatste geval worden slechts persoonsgegevens verstrekt indien de politie hier uitdrukkelijk om vraagt en daarnaast aangeeft op grond van welke wettelijke regeling de gegevens verstrekt moeten worden (bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris).
Verwerkers
Een aantal verwerkingen van persoonsgegevens is door ons uitbesteed aan leveranciers. Deze leveranciers worden ‘verwerkers’ genoemd, omdat de dienst hoofdzakelijk ziet op het verwerken van persoonsgegevens in opdracht van NV Zeedijk. Voorbeelden van verwerkers van NV Zeedijk zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze leveranciers hebben toegang tot persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen of maken voor ons back-ups en slaan voor ons de gegevens op. In verwerkersovereenkomsten heeft NV Zeedijk met deze partijen afspraken gemaakt over hoe zij om dienen te gaan met de persoonsgegevens.
NV Zeedijk zal uw persoonsgegevens niet zonder u daarover vooraf te informeren, overdragen aan een ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte (EER) die een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. Mocht dit op enig moment toch nodig zijn, dan zal NV Zeedijk erop toezien dat deze doorgifte van gegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract. Ook in de afspraken die wij hebben met verwerkers van gegevens hebben wordt hier, voor zover relevant, aandacht aan besteed en is overdracht van gegevens naar buiten de EER in beginsel uitgesloten zonder voorafgaand overleg.
6 De beveiliging van persoonsgegevens
Beveiliging van uw persoonlijke gegevens is een prioriteit voor NV Zeedijk; wij hanteren een hoog beveiligingsniveau gezien de gevoeligheid van de persoonsgegevens. De gegevens die zijn opgeslagen worden daarom met technische en organisatorische maatregelen passend beschermd, teneinde verlies of misbruik door derden te voorkomen. Medewerkers van NV Zeedijk zijn tot geheimhouding verplicht en zijn bekend met relevante procedures en afspraken omtrent beveiliging van gegevens. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast. Ook besteden wij intern, zowel periodiek voor huidige medewerkers als bij indiensttreding, aandacht aan het belang van zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
7 Bewaartermijn
NV Zeedijk bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk voor de realisatie van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Wanneer deze termijnen verstreken zijn zorgt NV Zeedijk ervoor dat vernietiging van de betreffende persoonsgegevens op een beveiligde manier plaatsvindt. NV Zeedijk vindt het belangrijk dat ook het vernietigen van de persoonsgegevens die niet meer nodig zijn met zorg plaatsvindt.
8 Persoonsgegevens en digitale media
Bij het regelen van huurzaken via de website zoals bijvoorbeeld een huuropzegging geven huurders en andere gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard ter beantwoording en afhandeling van de vraag. De persoonsgegevens die wij aangeleverd krijgen via www.nvzeedijk.nl verwerken we volgens deze privacyverklaring. Wij verzamelen geen analytische gegevens van bezoekers van de website, anders dan het aantal bezoekers van de website en de herkomst daarvan.
9 Rechten van betrokkenen
Indien u vragen, opmerkingen of een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via info@nvzeedijk.nl U heeft het recht:
- te informeren bij ons of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, inzage in uw persoonsgegevens die bij ons bekend zijn;
- uw persoonsgegevens door ons te laten corrigeren indien deze onjuist of onvolledig zijn;
- op het wissen van persoonsgegevens;
- op verstrekking van deze informatie door NV Zeedijk binnen vier weken na uw schriftelijke verzoek conform artikel 12 en 15 t/m 18 AVG;
- om uw toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
- op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’);
- om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Economische Ruimte woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.
Verzoeken om uw rechten uit te oefenen kunt u per post of e-mail indienen via de contactgegevens die bovenaan deze Privacyverklaring zijn opgenomen. NV Zeedijk zal u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek berichten of NV Zeedijk aan uw verzoek kan voldoen. Op grond van de privacywetgeving kan NV Zeedijk onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom wij uw verzoek weigeren. Meer informatie over uw privacyrechten kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
10 Versie privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring (Privacy Statement) te wijzigingen. Op de website van NV Zeedijk (link onderaan op de thuispagina) staat altijd de meest recente versie van deze privacyverklaring, met vermelding van de maand en het jaar waarin deze versie is gepubliceerd. Indien sprake is van substantiële wijzigingen, die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij ernaar om deze betrokkenen hierover direct te informeren. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 19 november 2018.